Система тайм-менеджменту, яка змінить ваше життя

Автор Quartz Ліла Макліллан розповідає про систему, яка не дає людині стати бездушним конвеєром, але в той же час допомагає все встигати.
← Натисніть Подобається, щоб підписатися на Мізки.com в Facebook
Система тайм-менеджменту, яка змінить ваше життя

Багатозадачність – це, ймовірно, один із найбільш переоцінених навиків у сучасному житті. Вона позбавляє мозок кисневмісної глюкози, що допомагає зберігати пильність, ускладнює людині перемикання між завданнями, і взагалі, як правило, багатозадачність − це просто ілюзія. Згідно із дослідженням, проведеним Університетом Огайо, тільки 3% населення − «супертаскери». Всі інші просто прикидаються ними.

Розроблено цілий ряд систем, щоб врятувати нас від неосяжних списків справ, які можуть будь-яку роботу перетворити у бездушний конвеєр. Одна з таких систем – «персональний канбан», названа на честь японської виробничої концепції, яку застосовували в кінці 1940-х років в компанії Toyota.

У промисловості канбан (японською означає «вивіска» або «рекламний щит») ґрунтується на ярликах, які переміщаються разом із кожним продуктом, що виготовляється по заводу. Тільки певна кількість ярликів одного типу може бути на одній лінії одночасно і вони повинні відповідати одній конкретній частині автомобіля.

Джеймс Бенсон, колишній міський планувальник з Сіетла, який написав книгу «Персональний Канбан», розповів Quartz, що промисловий канбан був для Toyota способом уникнути перевиробництва. Він адаптував цю систему, щоб знизити емоційні витрати у людей, адже відчуття, що «в голові занадто багато завдань» − це найбільший недолік нашої багатозадачності.

Персональний канбан заснований на двох принципах: візуалізувати свою роботу і обмежити загальний об`єм «незакінченої роботи». Застосовувати систему досить просто:

  • Знайдіть дошку, до якої можна чіпляти магніти, клейкий папір чи кнопки. Намалюйте на ній три стовпці: «Завдання», «В роботі» і «Зроблено».
  • Напишіть завдання на окремих картках. Ви можете відсортувати їх за терміном виконання або за типом (наприклад, особисті і робочі) використовуючи колір або позначки. Закріпіть картки у стовпці «Завдання».
  • Виберіть з цієї колонки не більше трьох завдань, які можна перенести в середній стовпчик «В роботі». Це ті справи, на яких ви повинні зосередитись протягом найближчого періоду часу.
  • Коли завдання буде виконано, то перемістіть його в стовпчик «Зроблено» і виберіть нове завдання, щоб перенести у стовпчик «В роботі».

Колонка «Завдання» дозволяє бачити, що є у вашому списку і оцінювати, чи впораєтеся ви з цим. (Чи, можливо, вам потрібно делегувати щось або попросити когось про допомогу? Чи потрібно змінити щось в підході до роботи, щоб стовпець «Завдання» не став полем нездійсненних бажань?).

За словами Бенсона, середній стовпець − це «зараз», і він не повинен містити більше трьох ярликів. Ви можете звести поточні завдання і до одного, але автор каже, що так можна підірвати весь процес. У більшості з нас є як мінімум дві конкуруючих справи в даний момент часу, тоді як третє завдання може бути виконане більш пасивно. (Можна працювати над двома проектами будинків під час прання одягу, наприклад). Втискаючи в колонку «В роботі» більше трьох елементів, ви напружуєте свій мозок і уповільнюєте його роботу.

Починаючи і не закінчуючи занадто багато справ, людина наражається на так званий ефект Зейгарник, названий ім'ям Блюми Зейгарник, психіатра, яка в 1920-х роках виявила, що люди краще запам'ятовують незавершені завдання, ніж завершені. Незавершені справи, які ми закинули, схожі на когнітивний свербіж. (Зейгарник вперше зробила це спостереження, помітивши, що офіціанти пам'ятають подробиці замовлень в ресторані тільки до тих пір, поки замовлення виконується).

Суть колонки «Зроблено» не потребує пояснень. Дослідження показали, що ми отримуємо викид дофаміну, просто кажучи слово «зроблено». «Акт завершення говорить сам за себе» − додає Бенсон.

Важливо відзначити, що стовпець «Зроблено» не обов'язково повинен бути позбавлений життя, тобто просто констатувати факт, і це досить важливий момент в теорії Бенсона. Адже цей стовпець може перетворитися в корисні записи про вашу роботу і певні результати.

Бенсон і Тоньянн Демарія Баррі, співавтор книги «Персональний канбан», придумали матриці для ранжування предметів, які вам найбільше подобаються, найменше подобаються, були зроблені на швидку руку, над якими ви не відчуваєте контролю і т. д. Автори обіцяють, що через деякий час у вас з'являться кілька універсальних категорій. Відповідно проясниться, на чому ви завжди застрягаєте, а де процвітаєте найчастіше.

Цей план допомагає досягнути більшої усвідомленості в житті − якщо ви будете дотримуватися його як мінімум до тих пір, поки не почнете бачити деякі схеми-образи. (Бенсон визнає, що люди не можуть дотримуватися якоїсь системи постійно). «Якщо ви виявите, що всі ваші справи − надзвичайні ситуації, це говорить про те, що пора переоцінити своє життя» − каже Бенсон. Щось подібне він одного разу почув від жінки, яка змінила кар'єру і розлучилася з чоловіком після переходу на таку систему.

Джеймс Бенсон вперше придумав «персональний канбан» для розробників програмного забезпечення близько 10 років тому, але, за його словами, IT-фахівці не зацікавилися ним. Він продовжував розробляти свій метод, який використовувався в школах, медичних організаціях, урядових установах і деяких галузях промисловості, а його колишній колега запустив більш інтенсивну програму навчання − LeanKanban University.

На системі «канбан» засновані кілька популярних додатків, в тому числі Pivotal Tracker і Trello. Втім, Бенсон вважає більш ефективними реальні дошки, тому що «вони легко сприймаються та знаходяться в просторі і часі». Він також згадує про дослідження, які довели, що люди обробляють більше інформації, коли роблять записи.

В кінцевому рахунку, Джеймс Бенсон хоче, щоб його модель допомагала людям знайти себе − в буквальному сенсі. Про це варто подумати навіть тим із нас, хто вважає за краще читати (або писати) про системи продуктивності, знаючи, що ніколи не буде дотримуватися їх. (Я теж в цьому завинила). «Ми сьогодні настільки перевантажені, що втрачаємо з уваги те, хто ми, що ми можемо і що робить нас тими, хто ми є, − стверджує Бенсон. − Ми починаємо вірити, що ми є просто щось, що заповнює простір».

В теорії або на практиці найкращі системи управління часом спрямовані не на те, аби перезагрузити життя, а на те, щоб зробити людину людиною.

← Натисніть Подобається, щоб підписатися на Мізки.com в Facebook

Також по темі: